Stiftelsen Alma och K.A. Snellman säätiö
Y-tunnus: 0187797-1
Paulan Tilipalvelu
Nahkatehtaankatu 2
90130 Oulu
Matti Nuutinen
Sähköposti: matti.nuutinen (at) me.com
Alma och K.A. Snellman säätiön apuraha- ja sidosryhmärekisteri.
Henkilötietoja käsitellään Stiftelsen Alma och K.A. Snellman säätiön toiminnan toteuttamiseksi ja hallinnoimiseksi.
Henkilötietojen käsittely voi liittyä muun muassa:
Rekisteriin voi kuulua:
Rekisterissä voidaan käsitellä käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, kuten:
Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelyn tarkoituksesta riippuen säätiön oikeutettuun etuun, rekisteröidyn ja säätiön väliseen suhteeseen, säätiön lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Apurahahakemukseen ja apurahan hallinnointiin liittyviä henkilötietoja käsitellään siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista hakemuksen käsittelemiseksi, apurahapäätöksen tekemiseksi ja myönnetyn apurahan hallinnoimiseksi.
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.
Tietoja voidaan saada muun muassa:
Apurahahakemuksiin liittyviä tietoja voidaan lisäksi saada hakijan nimeämiltä suosittelijoilta, työn ohjaajilta tai muilta hakemuksen käsittelyyn osallistuvilta tahoilta.
Säätiö käyttää apurahojen hakemusten ja niihin liittyvien prosessien hallinnointiin Aspicore Oy Apuraha4-järjestelmää.
Aspicore Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä säätiön lukuun siltä osin kuin yhtiö käsittelee säätiön rekisteriin kuuluvia henkilötietoja palvelun tuottamisen, ylläpidon ja teknisen tuen yhteydessä.
Säätiö voi käyttää myös muita palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä esimerkiksi tietotekniikka-, viestintä-, taloushallinto- ja muiden säätiön toiminnan kannalta tarpeellisten palveluiden tuottamiseen. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja säätiön toimeksiannosta ja sovittujen käyttötarkoitusten mukaisesti.
Säätiö voi hyödyntää Aspicore Oy Apuraha4-järjestelmään sisältyviä tekoälyavusteisia toimintoja apurahojen hallinnointiin liittyvissä tehtävissä.
Tekoälyä voidaan käyttää esimerkiksi hakemusten arviointia tukevien yhteenvetojen laatimiseen sekä hakijoille ja apurahansaajille suunnattujen viestien luonnosteluun.
Tekoälytoimintojen yhteydessä voidaan käsitellä apurahahakemuksiin, hakijoihin, apurahansaajiin ja apurahaprosessiin liittyviä henkilötietoja siinä laajuudessa kuin se on kyseisen toiminnon toteuttamiseksi tarpeellista.
Tekoälyä käytetään apuvälineenä säätiön toiminnassa. Tekoälyn tuottamaa sisältöä voidaan tarkistaa ja muokata ennen sen käyttämistä.
Tekoälytoimintojen käyttöönotto ei muuta säätiön asemaa henkilötietojen rekisterinpitäjänä.
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointitarkoituksiin.
Henkilötietoja voidaan käsitellä ja tarvittaessa luovuttaa säätiön käyttämille palveluntarjoajille siinä laajuudessa kuin se on säätiön toiminnan, apurahaprosessin, maksatuksen, tietojärjestelmien ylläpidon tai lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi tarpeellista.
Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille silloin, kun säätiöllä on siihen lakisääteinen velvollisuus.
Säätiön käyttämät palveluntarjoajat voivat käyttää palveluiden teknisessä toteuttamisessa alihankkijoita.
Mikäli henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja käyttäen asianmukaisia suojatoimia.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai kuin lainsäädäntö, kirjanpito- tai raportointivelvollisuudet taikka muut säätiötä koskevat velvoitteet edellyttävät.
Tietojen tarpeellisuutta ja säilyttämisen perusteita arvioidaan säännöllisesti. Tarpeettomiksi käyneet henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.
Sähköisessä muodossa olevia henkilötietoja käsitellään suojatuissa järjestelmissä. Pääsy tietoihin on rajattu henkilöihin, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.
Järjestelmien käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käytössä olevilla muilla tunnistautumis- ja tietoturvamenetelmillä.
Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään asianmukaisesti suojattuina ja hävitetään turvallisesti, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.
Säätiön verkkosivusto voi käyttää sivuston teknisen toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä.
Mikäli sivustolla käytetään muita kuin välttämättömiä evästeitä, niiden käytöstä ja tarkoituksesta kerrotaan käyttäjälle ja niiden käyttämiseen pyydetään tarvittaessa käyttäjän suostumus.
Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
Oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn perusteesta ja tilanteesta.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa mainittuun tietosuoja- ja rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. Rekisteröityä voidaan pyytää todentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön toteuttamista.
Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Säätiö voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, palveluiden, käytettävien järjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa.
Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla säätiön verkkosivustolla.
Päivitetty 18.8.2026